Sebelum Anda membeli sebuah software akuntansi, ada baiknya untuk melihat artikel tips ini:

1. Haruskah Anda Menggunakan Accounting Software?

Menggunakan accounting software dapat menyimpan banyak waktu bila dibandingkan dengan melakukan pembukuan dengan buku secara manual dan biasanya lebih efisien dibandingkan dengan menggunakan spreadsheet. Hal ini karena accounting software mengurangi atau mengeliminasi entri data yang berlebihan, seperti memasukkan alamat pelanggan ke dalam quote, lalu memasukkan work order, dan kemudian membuat invoice.

Bila Anda adalah pemilik tunggal bisnis/usaha tanpa memiliki karyawan, memiliki sedikit inventori atau tidak sama sekali dan beberapa pelanggan, mungkin Anda tidak memerlukan accounting software. Namun untuk pemilik Usaha Mikro Kecil Menengah (UMKM) yang memiliki inventori, dengan pelanggan dan karyawan yang lebih banyak, penggunaan accounting software akan menghemat waktu dan memiliki pencatatan yang lebih akurat.

Beberapa accounting software kini lebih mudah digunakan daripada sebelumnya, dan accounting software untuk UMKM telah didesain mudah untuk digunakan oleh seseorang tanpa latar belakang akunting sekalipun.

2. Apa Fitur Accounting Software Yang Anda Butuhkan?

Persempit pilihan accounting software Anda dengan membuat daftar fitur accounting software untuk UMKM yang dibutuhkan untuk menjalankan bisnis Anda. Beberapa fitur accounting software untuk UMKM termasuk:

  • Manajemen Inventori
  • Sales tracking
  • Manajemen kontak pelanggan / Customer contacts management
  • Merchant account support untuk menerima pembayaran kartu kredit
  • Budgeting
  • Estimasi
  • Payroll
  • Laporan Pajak Usaha

Accounting Software Untuk Spesifik Industri

Beberapa accounting software ada yang didesain secara spesifik untuk industri-industri tertentu seperti konstruksi, manufaktur, dan distributor wholesale. Bila UMKM Anda termasuk ke dalam kategori industri tertentu, maka akan lebih mudah menemukan fitur accounting software yang cocok dengan persyaratan bisnis Anda.

Diskusikan Sebelum Memilih

Sebelum Anda membeli accounting software, diskusikan terlebih dahulu kepada setidaknya tiga orang atau lebih yang menggunakan accounting software di bidang atau industri bisnis yang sejenis atau mirip dengan bisnis Anda. Diskusikan apa yang mereka sukai dari accounting software yang mereka gunakan dan hal apa yang perlu peningkatan/perbaikan. Anda mungkin akan menemukan bahwa tidak ada accounting software yang sempurna untuk bisnis Anda, namun jangan berkecil hati. Tujuan Anda adalah untuk mencari accounting software yang terbaik untuk kebutuhan UMKM Anda.

3. Pertimbangan Memilih Accounting Software

Kini, setelah mempersempit pilihan accounting software Anda, bawalah daftar pertanyaan ini bersama Anda saat Anda akan membeli accounting software untuk UMKM.

Akankah accounting software ini berkembang beriringan dengan bisnis Anda? Cari tahu apakah software tersebut memiliki modul-modul yang dapat Anda tambahkan nanti saat dibutuhkan. Sebuah modul biasanya akan ditambah setelah bisnis berkembang untuk payroll accounting.

Bila modules tersebut tidak bisa ditambahkan, apakah software dapat di-upgrade dengan mudah untuk mencapai versi yang dibutuhkan dalam accounting software yang sama? Atau, apakah software mendukung ekspor data ke bentuk seperti CSV sehingga dapat terbaca ?

Apa accounting software yang didukung oleh Bank Anda? Dapat mengunduh data transaksi dari bank Anda akan sangat menghemat waktu, jadi cari tahu accounting software apa yang bekerja sama dengan bank yang Anda gunakan.

Online atau desktop accounting software?Online accounting software adalah software berbasis-web yang dioperasikan melalui jendela internet (internet browser). Online accounting software biasanya lebih nyaman untuk mengakses data akunting dan pencatatan dari beberapa komputer.

Dapatkah akses dibatasi untuk beberapa pengguna? Bila terdapat lebih dari satu pengguna, maka dibutuhkan satu pengguna yang memiliki akses penuh untuk semua fungsi, dan pengguna lainnya hanya dapat akses untuk area entri data dan tidak laporan.

Apakah accounting software ini memiliki uji coba gratis? Akan sangat lebih baik bila Anda dapat mencoba software tersebut sebelum dibeli. Untuk melihat sejauhmana fungsi dokumentasi software tersebut, klik Bantuan/Help pada bagian uji coba gratis/free trial, kemudian cari panduan pengguna atau tutorial.

Artikel ini pertama di-posting oleh Shelley Elmblad di TheBalance.com, terjemahan dan gubahan oleh FMB Consultant.